ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ ДЛЯ ЖІНОК

Скільки б ми не старалися, життя біжить швидше за нас,

а якщо ми ще й зволікаємо, то воно проноситься, ніби й не було нашим,

і, хоча закінчується в останній день, іде від нас щодня.

Сенека

Не секрет, що у сучасних банківських установах основною трудовою силою є жінки. Не завжди їм вдається досягати найвищих кар”єрних вершин, проте дилему „сім”я чи кар”єра” потрібно вирішувати щоденно. Багато з цих жінок, дивлячись через призму пройденого життєвого шляху, констатують, що багато не встигли, мало часу приділяли сім”ї, не бачили як ростуть їхні діти, а все що пам”ятають – це робочі будні. Звичайно, це твердження не є цілковитою правдою і не у всіх так буває, але правильний розподіл часу у насправді довготривалій і дуже цінній календарній добі потрібний кожній жінці. 

Грамотно розподіляти свій час і все встигати навчає ціла наука – тайм-менеджмент, яка присвячена вивченню проблем і методів оптимізації витрат часу в різних сферах діяльності, це технологія, що дозволяє використовувати час життя людини у відповідності з його цілями і цінностями. Пропонуємо вашій увазі основні положення книги Наталі Єремич „Тайм-менеджмент для жінок. Як все встигати”. Книга складається із загальноприйнятих положень тайм-менеджменту, скоригованих для потреб жінок. Необхідність уточнення „для жінок” автор пояснює тим, що день чоловіка складається з організації своєї роботи і відпочинку, а жінки – з роботи, домашньої роботи і відпочинку. У цьому немає нічого феміністичного, просто книга для жінок і так само як існуює жіноча логіка, жіноча психологія, так існує і жіноча модель тайм-менеджменту, яка відрізняється від загальноприйнятої. 

Тайм-менеджмент дозволяє навчитися не тільки ставити цілі, а й досягати їх, правильно розпоряджаючись робочим і вільним часом. На жаль, не всі при цьому досягають результатів, тому що часто діють безсистемно. Для успішного планування часу в першу чергу необхідно навчитися правильно розпоряджатися ним і добитися того, щоб це увійшло в звичку. 

Звичайно, хтось може сказати, що час не підвладний людям і життя часто підносить сюрпризи, які руйнують всі плани. Проте, навіть якщо щось із запланованого зробити не вдалося, в кінці дня поряд з докорами сумління присутнє і почуття задоволення від того, що частина планів стала реальністю. Інша справа, коли ви не втілили нічого із запланованого, бо весь вільний час на роботі йде на пиття кави, бесіди з колегами і перекури.

Отож, перейдемо до конкретних порад, які допоможуть вам правильно організовувати свій час і все встигати. Для початку уявіть собі, що години і хвилини - це не просто одиниці виміру часу. Це товар, який можна обміняти на гроші, освіту, задоволення, здоров'я та інші ресурси, достатньо лише визначити, що саме вам необхідно.

Методика тайм-менеджменту будується всього на чотирьох основних принципах:

1. Плануй, інакше спланують тебе.

2. Час – найцінніший ресурс.

3. Необхідно вміти відрізняти головне від другорядного.

4. Тільки методичне слідування обраному шляху може привести людину до мети.

Запам'ятайте ці принципи і намагайтеся дотримуватися їх будь-що. 

Наступне, що вам потрібно, це знайти причину, чому ви не встигаєте зробити те, що хотілося. Як правило, організувати себе не виходить з небажання це зробити. Признайтеся, що просто не хочете організовувати свій час, адже якщо людина хоче - вона робить, а якщо не хоче, то вигадує виправдання цього. Друга причина - власна лінь і незібраність, особливо якщо мова йде про неприємні справи, якими рано чи пізно все одно доведеться зайнятися. Третя випливає з другої: відсутність інтересу. Навіть якщо ви зайняті улюбленою справою, іноді доводиться стикатися з завданнями, які якщо й виконуються, то за принципом: відклади на післязавтра те, що можна зробити сьогодні і в тебе з'являться два вільних дні. Іншими словами, навіть якщо є мотиви і бажання, губить звичка відкладати все на потім. Четверта причина - трата часу на розгойдування перед роботою. Наприклад, можна пити ранкову каву, вже поринувши в роботу, а можна - перед тим, як приступити до справи, причому за безтурботною бесідою з колегами. У першому випадку ваш робочий день розпочнеться вчасно, у другому - набагато пізніше. 

Все перераховане вище можна сформулювати як відсутність мотивації. Шановні пані, приступимо до дій. Для початку навчіться переконувати себе, що навіть найнеприємніша справа гідна пильної уваги і якнайшвидшого виконання, і негайно приступайте до неї. Наповніть неприємні заняття мотивацією та інтересом.

У тайм-менеджменті існує поняття «жаба». Так називають дрібні, але дуже неприємні справи, які становлять велику загрозу вашому спокою. Наприклад, погладити білизну або перевірити щоденник сина. Признайтеся, ви відкладаєте і відкладаєте виконання таких завдань. У результаті вони, що вимагали колись п'ятихвилинної уваги, переростають у глобальні проблеми, на вирішення яких йде багато часу. Спробуйте щоранку або хоча б протягом дня «з'їдати жабу». Результат перевершить очікування. Ви відчуєте полегшення і гордість за себе і свою дисциплінованість. До речі, великі неприємні справи також можна розбивати на «жаби», і тоді вирішити їх набагато простіше.

Кожен хоча б раз у житті мріяв керувати. У вас є шанс здійснити цю мрію і зробити крок назустріч успіху. Забудьте на деякий час про те, що ви - частина великої системи, залежна від начальства, клієнтів, безлічі правил і т. п. Подивіться на себе як на Персональну Корпорацію, ЗАТ "Я". У цієї корпорації є всі ті ж елементи управління, що і у будь-якої фірми, наприклад: особисте стратегічне планування - постановка довгострокових цілей; маркетинг - вивчення ринку праці; особиста бухгалтерія - облік і планування грошей і т. д. 

Головний принцип - активність. Забудьте про те, що вам не вчасно або в недостатній розмірі платять зарплату, що звіт не готовий тому, що не працює комп'ютер, а ви ні до чого; забудьте про те, що вдома порожній холодильник, а на роботі - купа незавершених справ, які потрібно довести до кінця ввечері на кухні. Тепер не ви залежите від обставин, а обставини від вас. Ви - автономна компанія, якій без чиєї-небудь допомоги потрібно виходити з кризи. Грамотний керівник в такій ситуації буде шукати вигідне співробітництво, налагодить довгострокові зв'язки, укладе контракти. Робіть так само. Будуйте свою стратегію розвитку, налагоджуючи вигідні зв'язки з іншими корпораціями - роботодавцем або чоловіком. Пам'ятайте: для процвітаючих компаній не існує однозначних рішень і єдино вірних шляхів до успіху. У тому й полягає успіх, що кожен шукає індивідуальний підхід до життя. Людина не обов'язково успішним тільки тому, що веде щоденник, складає плани або делегує завдання. У кожного свої методи - дотримуйтесь цього принципу. Виберіть для себе вірну техніку і керуйтеся їй завжди. Головне - бачити попереду мету і впевнено йти до неї, незважаючи на зовнішні обставини.

З нестачею часу стикаються всі, від рядових домогосподарок до керівників підприємств. За даними міжнародних досліджень, 36% робочого часу (78 днів на рік) люди витрачають даремно. З неробочим часом справа навряд чи йде краще. Налаштуйте особисту систему планування робочого дня з використанням жорстких і гнучких завдань, щоб планувати у відповідності з реальністю і завжди встигати виконувати головне: виділяйте за день час на складання планів завтрашнього дня, наступного тижня, року; плануйте не більше двох глобальних справ на день і починайте його саме з них; почніть прокидатися вранці на 20-30 хвилин раніше, ніж звичайно; пам'ятайте: ні один список не повний, якщо не відображає порядок важливості справ.

Пам”ятайте – ділова жінка може мати повноцінне сімейне життя; на роботі повинні знати: пріоритет - родині, а в останній повинні розуміти, що робота також важлива, і ви, сім'я і робота - це і є ваше життя, і ці області не завжди легко розділити, проте визначати час для них краще окремо. Планування робочого часу дасть вам можливість знаходити резерви часу для сім'ї, а планування домашнього часу дозволить не розриватися між роботою і сім'єю. Делегування обов'язків звільняє від турбот, які під силу вашим домашнім, і звільняє вам час для особистого та професійного росту, у вас буде щаслива родина і успішна кар'єра, а на чому саме загострити увагу, вирішуйте самі, і ви повинні точно знати, що саме вам потрібно.

Наступний крок до успіху -- запам'ятайте такі правила: плануйте домашні справи не менш ретельно, ніж службові; використовуйте хвилини автоматичної роботи (миття посуду) для обдумування планів і майбутніх справ; завжди майте справи, якими можна зайнятися у випадку непередбаченої зміни обставин; правильний настрій і допомога близьких - ще один секрет, як все встигнути; перестаньте боятися, що не вкладаєтеся в терміни, що робите все не так швидко, не так гладко і не те; зупиніться і подумайте, в якому порядку ефективніше завершити розпочате.

Ваш час з'їдають поглиначі часу, такі як: нечітка постановка мети, відсутність пріоритетів у справах, спроби занадто багато зробити за один раз, відсутність уявлення про майбутні завдання, неправильне планування дня, безлад на робочому місці, надмірне читання (будь-якої літератури, навіть нової), відсутність мотивації, відволікаючі телефонні розмови, пошуки записів, адрес, номерів телефонів, незаплановані відвідувачі, нездатність сказати «ні», відсутність самодисципліни, невміння довести справу до кінця, зайва комунікабельність, бажання знати все, тобто плітки, поспіх і нетерпіння, недостатній контроль за виконанням ваших доручень тощо. Відмітьте ті з них, з якими зустрічаєтеся частіше за інші, і починайте боротися з ними вже зараз.

Тепер розглянемо найбільш типовий поглинач часу, який краде час у більшості з нас, - поїздки в громадському транспорті або на автомобілі. Пропоную вашій увазі кілька способів заповнення часу перебування у транспорті. В якості пасажира - читайте, якщо перебуваєте за кермом - слухайте аудіокниги. Головне, щоб вихідна інформація була не першою-ліпшою. Наприклад, вчіть іноземну мову. Носіть із собою невеликий розмовник чи аудіоуроки іноземної мови. Художньої літератури в такому форматі такж безліч, книг по бізнесу дещо менше, але достатньо. Аудіокниги допоможуть не тільки в автомобілі, але й у переповненому громадському транспорті, коли читати звичайну книгу важко. 

Відпочивайте, якщо дійсно відпочиваєте, це рішення повинно бути свідомим, і відпочинок повинен бути спокійним і повноцінним, відключіться від усіх проблем, увімкніть плеєр з гарною музикою, але не забудьте пильнувати свій гаманець і сумку.

Думайте. Не раз доводилося чути: «У транспорті я думаю». Проте, за відсутності конкретної теми для роздумів це відбувається без особливої участі мозкових звивин, а отже, без користі. Набагато краще мати конкретну тему для обдумування у транспорті. Під час роздумів обов'язково потрібно робити позначки в блокноті, щоб не втратити цінні ідеї. 

Розмовляйте по телефону. Якщо ви їдете у таксі або маршрутці, можна використати цей час для ділових дзвінків. Для цього зручно мати список необхідних номерів на папері або в кишеньковому комп'ютері. За півгодини їзди можна вирішити безліч питань, у тому числі і не дуже приємних, і не витрачати на це робочий час.

Для того щоб досягти успіху в житті, а саме це - мета використання системи тайм-менеджменту, необхідно так само ефективно вміти відпочивати, як і працювати. Багато хто мріє про відпочинок у найпростішій його формі – про сон – це найефективніший вид відпочинку і відновлення сил. Чи завжди правильно ми його організовуємо? Мова йде не стільки про кількість часу, що витрачається на нього, скільки про якість сну. Підвищити його можна не тільки не збільшуючи час відпочинку, але навіть зменшивши кількість годин на сон. При цьому можна збільшити період активного неспання, не відчуваючи втоми і втрат енергії, а це вже кілька додаткових годин для плідної роботи. Ось кілька правил: засинайте і прокидайтеся в один і той же час, провітрюйте кімнату перед сном, вечеряти бажано за кілька годин до сну, не завадять також нетривала вечірня прогулянка та гаряча розслаблююча ванна, добре для сну почитати що-небудь легке або послухати спокійну музику.

Вміння ефективно управляти своїм часом, здатність ставити перед собою цілі і досягати їх, усвідомлене, відповідальне ставлення до свого життя і кар'єри надзвичайно важливі для сучасної людини. Вірний шлях - не скаржитися на життя, витрачаючи на це дорогоцінні хвилини, а брати від нього все, що можливо.

Журнал "Золотий резерв", №2(11), березень 2010.